A
ANVIA CONSULTING
ConsultanTA in procesul de achiziTii
Acest serviciu vizează exclusiv latura privată a achizițiilor
Despre
EFICIENTIZAREA activității curente a Departamentelor sau Managerilor de achiziții, CREȘTEREA MARJELOR prin reducerea costurilor, RELAXAREA CASH FLOW-ului operațional.
Obiectivele de eficientizare, creștere a marjelor si relaxare a cash flow-ului sunt atinse în cadrul unui proces ramificat la nivelul tuturor Departamentelor cu care Achizițiile intră în contact.
Procesul cuprinde analize ale istoricului financiar-contabil (cash flow, BVC, fișe analitice ale conturilor de materii prime, materiale, etc.), stabilirea de proceduri, implementarea de instrumente de lucru, măsuri de eficientizare.
În funcție de specificul activității stabilim un model de centralizare a datelor și arhivare a documentelor, astfel încât informațiile procesate la nivelul Departamentului Achiziții să fie disponibile tuturor membrilor echipei de management instantaneu (fără telefoane, fără mailuri, fără discuții în contradictoriu).
În acest scop, folosim instrumente IT gratuite sau cu costuri neglijabile, dar cu nivele ridicate de securitate.
Această centralizare va permite evaluarea periodică și eficientă a activității Departamentului, păstrarea tuturor informațiilor într-un mod structurat și atunci când este cazul, predarea facilă a activității către un alt manager de achiziții.
Analizăm date preluate din contabilitatea companiei din ultimele 24-36 de luni.
Stabilim care sunt produsele cu impact major asupra structurii de cheltuieli și venim cu propuneri de optimizare a relației cu furnizorii acestor produse având in vedere viteza de rotație a stocurilor, istoricul evoluției prețurilor comparat cu date din propria noastră bază de date, frecvența de aprovizionare, corelația aprovizionării cu termenele de plată, etc.
Urmărim alinierea condițiilor comerciale actuale la nevoile companiei, schimbarea algoritmilor de aprovizionare sau identificarea unor variante de colaborare mai avantajoase acolo unde este posibil.
Procedurile și instrumente de lucru au ca scop standardizarea modului de lucru cu furnizorii, desfășurarea activității zilnice, circuitul documentelor în cadrul companiei, modul de relaționare între departamente.
Se elimina astfel o mare parte din riscurile operaționale: comenzi nepreluate, nelivrate sau cu status necunoscut, majorări neprevăzute de prețuri sau modificarea condițiilor contractuale, contracte nesemnate, documente pierdute, stocuri insuficiente sau dimensionate necorespunzător raportat la necesitățile de aprovizionare sau posibilitățile de plată, termene de plată mai scurte decât perioada medie de stocare, etc.
Analiza inițială, procedurile, instrumentele de lucru, propunerile de eficientizare și concluziile vor fi cuprinse în cadrul unui Raport care sintetizează pașii parcurși și modul de lucru agreat la nivelul Departamentului, cu linii de acțiune bine definite și obiective specifice. Raportul evaluează situația și eficienta Departamentului de achiziții la începutul implementării procesului pe baza datelor extrase din contabilitate și a indicatorilor preluați din Bugetul de venituri și cheltuieli și Cash Flow.
Totodată sunt detaliate instrumentele de lucru și funcționarea acestora, procedurile stabilite atât în relația cu furnizorii cât și cu celelalte departamente din companie și termenele stabilite pentru obiectivele propuse. În încheiere sunt stabilite criteriile de evaluare a activității Departamentului în etapa următoare implementării și modul în care această evaluare va fi realizată.
ETAPELE PROCESULUI:
ANALIZA
Venim alături de Departamentul tău de achiziții pentru a-i înțelege funcționalitatea, activitatea, și interacțiunile cu celelalte departamente și furnizorii externi. În acest pas ne dorim să înțelegem particularitățile pentru a pregăti soluții personalizate pe specificul activității tale. În aceasta etapă stabilim obiectivele pe care ni le propunem.
CERCETARE
Identificăm punctele critice atât din cadrul departamentului cât și din conexiunile acestuia. Dorim să stabilim care sunt lucrurile care funcționează și vor rămâne neschimbate și care sunt direcțiile pe care vom acționa.
OPTIMIZARE
Căutam soluții croite strict pe specificul activității și fluxului operațional deja existent în compania ta. Propunem opțiuni ușor de implementat, care interferează minim cu activitatea/fluxurile celorlalte Departamente, dar care au un impact major în marja, cash flow și eficientizare activității Departamentului achiziții.
IMPLEMENTARE
Ulterior confirmării soluțiilor propuse cu toate departamentele implicate, asigurăm punerea în practică a noilor fluxurilor operaționale, a instrumentelor de lucru și susținem Departamentul în integrarea noilor funcționalități în activitatea de zi cu zi.
EVALUARE
Stabilim indicatori (KPI calitativi și cantitativi) care trebuie urmăriți în evaluarea activității Departamentului de achiziții. Testăm funcționarea procesului si ne asigurăm că lucrurile funcționează exact cum s-a stabilit și încep să producă rezultatele scontate.
RAPORTARE
La finalul procesului îți transmitem un Raport care cuprinde analiza Departamentului, concluziile cercetării și puncte critice de urmărit, măsurile întreprinse, noile fluxuri operaționale și instrumentele de lucru, modalitățile de evaluare, monitorizare și control
Considerente practice
Organizare
Crezi că este util ca tot ce apare în listele de mai sus….și multe altele... să existe într-o formă centralizată și ușor accesibilă oricărei persoane interesate din companie și mai ales Managerului de achiziții? În loc să caute prin mesaje sau prin agendă ultima cotație de preț, prin mail-uri ofertele de produse, prin dosare vreun contract (și din nou lista poate continua) timpul lui/ei ar putea fi folosit mult mai eficient.
Toate documentele organizate, instrumente de lucru care centralizează informațiile și actele, atribuții bine definite ca direcție și moment, sarcini clare, acțiuni prestabilite pentru incidentele sau problemele care pot apărea. Suna puțin mai bine, nu?
Eficienta
Și acum că i-am eliberat ceva timp și lucrurile sunt puțin mai organizate, să vedem ce facem cu acest timp! Înainte de 2020 prețurile materiilor prime și materialelor aveau o evoluție liniară, urmând tipare de sezonalitate cu fluctuații oarecum predictibile, condițiile comerciale erau respectate iar furnizorii aveau un comportament mult mai organizat. Evenimentele de amploare care au urmat au schimbat complet situația. Managerul tău de achiziții acum are timp pe care să îl investească în analize de piață, solicitarea de oferte, negocierea contractelor, identificarea de alternative la colaborările actuale și alte activități detaliate în cadrul acestui proces.
Profit
Îi stii? Managerul de achiziții relaxat: are ca principală preocupare preluarea și plasarea de comenzi, schimbă un furnizor doar în condiții extreme și acceptă senin orice creștere de preț... Prietenul tuturor furnizorilor. Managerul de achiziții coleric: mereu pe fugă, supraaglomerat, nu are timp să discute cu furnizorii, încurcă sau întârzie mai mereu comenzile, cu 3 agende și mereu fără pix, mereu frustrat și nervos. Cu atâtea pe cap, când să mai ai timp de...orice? Acolo unde nu au dispărut acești doi Manageri...a dispărut încet-încet profitul.
Din fericire nu vei lucra cu nici unul dintre acești doi Manageri, deoarece vei beneficia de un sistem de evaluare al performanței Departamentului de achiziții care va măsură lunar eficiența sa. Și va avea și rol de ghid al activității lunare. Simplu si transparent.
Siguranta
Fluctuațiile de personal, deficitul forței de muncă, lipsa sau insuficientă pregătire și specializare a candidaților pentru anumite poziții sunt probleme uzuale astăzi. La toate acestea se adaugă presiunea crescută din ultimii ani pe departamente cum ar fi Vânzările sau Achizițiile datorate schimbărilor extrem de rapide și bruște care au intervenit în regulile jocului. Adaptarea a fost posibilă cu mari eforturi și doar ieșind din zona de confort. Iar fără adaptare s-au impus înlocuiri.
Ai schimbat sau ești nevoit să schimbi în scurt timp Managerul de achiziții (creștere copil, demisie, concediere, etc)... suntem mai mult decât familiarizați cu astfel de situații si putem să asigurăm o mitigare rezonabilă a riscurilor și dificultăților inerente care vor apărea.
Îți recomandăm colaborarea cu noi...
- când constați că aveți prea mulți furnizori “tradiționali” cu care lucrați de ani de zile și aveți o relație extraordinară. Cu toate astea prețurile cresc, termenele de plata scad, condițiile comerciale se modifică…
- când nu ai predictibilitate în ceea ce privește situația cheltuielilor directe gestionate de Departamentul Achiziții
- când Managerul de achiziții este din ce în ce mai încărcat și principala lui activitate devine transmiterea de comenzi către furnizori (care e și ea importantă….dar…). Ori când începi să faci cunoștință cu Managerul relaxat sau Managerul coleric.
- când apar situații conflictuale din ce în ce mai frecvente între Departamentul achiziții și alte Departamente (Vânzări, Contabilitate)
- când simți nevoia de a îmbunătăți activitatea acestui Departament sau a-i da o mâna de ajutor.
- când observi în buget fluctuații (a se citi creșteri) mari ale ponderii materiei prime, sau a materialelor consumabile în total cifra de afaceri
- când observi o creștere a presiunii pe cash flow fără modificări importante în activitatea operațională
- înainte de schimbarea Managerului de achiziții. Atunci când iei decizia că dorești să schimbi Managerul de achizitii, când primești cererea de demisie sau ești informat de o viitoare intrare în Concediu prenatal. Acestea sunt momentele cele mai bune, deoarece putem asigura predarea/primirea activității în condiții ideale.
Durata de implementare
Ca implicare a echipei și scoatere a membrilor săi din fluxul normal de activitate, estimăm următoarele durate:
- discuție inițială cu Managerul de achiziții/Director achiziții - 2 ore
- discuție inițială cu managerii care interacționează cu departamentul de achiziții- 30 min
- discuție suplimentară departament contabilitate - 1 ora
- completare chestionar membrii echipei incluși în proces – 15 min
- preluare date contabilitate – 2-3 ore
- discuție departament contabilitate pentru clarificări și revizuire analize – 1 ora
- discuție comună cu toți managerii implicați – 1 ora
- trei discuții de implementare manager achiziții – 3x2 ore
- discuție cu superiorul ierarhic al Managerului de achiziții – 1 ora
- discuție comună cu echipa implicată în proiect, prezentare raport: 1 ora
- discuție cu Manager achiztii și superior ierarhic prezentare raport: 1 ora.
Contact
TELEFON
0737.083.894
Email
office@anvia.ro
ANVIA DORA CONSULTING SRL
CUI: 26219650
J22/1866/2009